Pare de perder tempo com e-mails! Organize!

Todos os dias recebemos e-mails. Inscrevemos-nos em listas para receber informações sobre assuntos que gostamos.

Isso gera mais fluxo na nossa caixa de entrada.

Ficamos com medo de deixar de receber algo importante e não cancelamos assinatura daquela newsletter cujo o proprietário envia chuvas de e-mails semanalmente.

Eu já cheguei a ter mais de dois mil e-mails não processados na minha caixa de entrada e isso me deixava nervosa.

Eu não lia tudo, tinha medo de apagar algo importante e ia adiando a limpeza.

Chegou um ponto que achar algo realmente importante se tornou um trabalho suado e tive que tomar uma atitude.

Uma caixa de entrada repleta de e-mails pode nos deixar infelizes e estressados , além de nos fazer perder um tempo precioso.

Nesse post eu quero ajudar você a organizar a sua caixa de entrada e lidar melhor com o fluxo de e-mails.

Dessa forma acessar seu correio eletrônico, seja para ler, seja para escrever será algo que  não trará dor de cabeça.

1 – Domine a sua caixa de entrada, não seja dominada por ela

Você não precisa checar seus e-mails várias vezes por dia. Se se tornou um hábito está na hora de alterá-lo.

Checar os e-mails ao longo dia , seja enquanto realiza uma tarefa simples, enquanto pratica uma atividade física ou enquanto almoça, por exemplo, desperdiça nossa energia.

Já falei aqui sobre a monotarefa e como ela nos faz ser muito mais eficientes. Sensação de produtividade é diferente de ser produtiva.

Quando checamos nossos e-mails enquanto fazemos outras coisas, o nosso cérebro nos engana dizendo que somos eficientes, pois estamos fazendo mais de uma coisa ao mesmo tempo).

Mas, na verdade só estamos alternando de tarefa, ocupando de forma errada nosso tempo e dividindo a nossa atenção.

Dessa maneira, não vamos conseguir processar o que importante de forma eficiente.

Por isso, é fundamental estabelecer períodos fixos de checagem de e-mail ao longo do dia. Estabeleça esse período de acordo com a  sua atividade.

Acredite, o que é urgente achará uma maneira de chegar até você. Quando um e-mail for muito importante alguém ligará dizendo que o enviou.

Eu checo minha caixa de entrada duas vezes ao dia, pela manhã e no final da tarde. Para mim é o suficiente.

2 – Crie pastas para organizar os seus e-mails

Vários e-mails diferentes, desorganizados exigem muito mais energia cognitiva nossa no seu processamento.

Eles literalmente nos deixam loucas sem saber por onde começar a responder ou processar primeiro.

Alguns e-mails exigem repostas, outros apenas leitura, outros precisam ser arquivados pois podem conter documentos importantes que precisam ser acessados posteriormente.

Tudo isso precisa estar organizado.

Eu separo meus dois e-mails (gmail e outlook) por pastas básicas de processamento:

• @açõesdasemana
• @açõesfuturas
• @aguardandoresposta
• @arquivo

Coloco uma arroba @ antes de cada nome para que as pastas possam ser posicionadas mais no topo e se destaquem de outras pastas.

3 – Tente decidir logo o que fazer com seus e-mails

Não fique admirando seus e-mails. Tome logo uma atitude a respeito de cada um deles ou sua caixa de entrada ficará lotada e lhe deixará louca.

David Allen, no seu livro A Arte de Fazer Acontecer, que me ajudou muito nessa parte de organização , apresenta algumas dicas de como devemos tratar essa caixa de entrada:

• Execute: tome a decisão e responda
• Delegue: outra pessoa pode cuidar disso? Delegue
• Adie: Arquive o e-mail para consulta ou ação posterior

Caso nenhuma dessas acima ações seja necessária, simplesmente processe de vez e delete a mensagem.

Aplique essa regrinha a todas suas mensagens. No começo pode parecer chato, mas depois fica automático e poupa muito tempo.

Não fique guardando e-mail para depois, a não ser que a decisão deva ser tomada depois.

Ainda assim se ele ficar muito tempo lá paradinho, dê um jeito de resolver de vez ou arquive.

Tenha em mente que você deve lidar com isso de uma vez.

Digo por experiência própria, se você checar cinco vezes seu e-mail vai perder cinco vezes mais tempo.

4 – Crie regras para e-mails específicos

Gosto muito da seleção que o algoritmo da Netflix faz quando envia sugestões de filmes e séries.

Mas não gosto desses e-mails bagunçando minha caia de entrada.

Prefiro conferir num dia X as sugestões acumuladas do que ficar olhando e-mail por e-mail cada vez que chega.

O que faço para facilitar meu desejo? Crio uma regra (outlook) ou filtro (gmail).

Toda vez que chegar um e-mail do endereço automático da Netflix ele vai direto para uma pasta específica que só contém e-mails dessa natureza.

A foto abaixo é de com você pode fazer isso no Outlook. Para chegar a essa tela é só clicar no ícone de configurações no canto superior direito da sua tela.

Após isso role a barra até o final e escolha : exibir todas as configurações do Outlook. Execute os passos a seguir:

• Na janela que se abre escolha ‘regras’
• Clique em ‘adicionar nova regra’
• Dê um nome à sua regra
• Escolha a condição (há um lista enorme para escolher desde remetente até palavras-chave)
• Adicione uma ação ( a que eu escolhi foi enviar todas as sugestões da Netflix para uma pasta específica)
• Salve e sua regra estará criada.

Dessa forma fica tudo mais organizado.

4 – Pare de assinar tanta Newsletter

Quanto mais nós colocamos nossos preciosos e-mails por aí, mais e-mails receberemos.

Na ânsia por informação acabamos assinando muitas newsletters (eu tenho essa mania que estou a corrigir) e nem lemos tudo, tampouco precisamos de tudo.

Dê preferência a newsletters que entreguem conteúdo que realmente seja útil a você. Ficar informada é diferente de ficar sobrecarregada.

Pronta para mais liberdade com seus e-mails? Ou você controla a sua caixa de entrada ou ela lhe deixará louca (risos)

Ou ainda você nem se importará mais com o volume excessivo até que… precise de um e-mail específico hehe.

Nessas horas a pesquisa não ajuda muito e perdemos o maior tempo. Já passei por todas essas situações e hoje posso dizer que minhas conta de e-mail não me dão mais dor de cabeça.

Siga essas sugestões e sua caixa de entrada ficará menos ‘atopetada’ de e-mails. Você terá menos estresse e mais tempo disponível.

Obrigada por ler até o final. Se achar que alguma amiga ou amigo precisa desse post fique à vontade para compartilhar! Abraço!

P.S.: A Newsletter do Emprelas é bem educadinha (risos) . Não sou de enviar muitos e-mails hehe