Pare de perder tempo com e-mails! Organize!

Todos os dias recebemos e-mails.

Pois no inscrevemos em listas diversas para receber informações sobre assuntos que gostamos.

Isso gera mais fluxo em nossa caixa de entrada.

Parece que sempre estamos com medo de deixar de receber algo importante.

Por isso, não cancelamos a assinatura daquela newsletter cujo o proprietário envia chuvas de e-mails semanalmente.

Mais de 2.000 mil e-mails não processados

Eu já cheguei a ter mais de dois mil e-mails não processados na minha caixa de entrada e isso me deixava nervosa.

Eu não lia tudo, tinha medo de apagar algo importante e adiava a limpeza.

Chegou a um ponto que achar algo realmente importante se tornou um trabalho suado e tive que tomar uma atitude.

Uma caixa de entrada repleta de e-mails pode nos deixar infelizes e estressados.

Além disso, faz-nos perder um tempo precioso.

Nesse post eu quero ajudar você a organizar a sua caixa de entrada e lidar melhor com o fluxo de e-mails.

Dessa forma acessar seu correio eletrônico, seja para ler, seja para escrever será algo que não trará dor de cabeça.

1 – Domine a sua caixa de entrada, não seja dominada por ela

Você não precisa checar seus e-mails várias vezes por dia.

Se isso se tornou um hábito está na hora de alterá-lo.

Checar os e-mails ao longo dia não deve ser um passatempo.

Porém é isso que fazemos de modo automático. E isso desperdiça nossa energia.

Já falei aqui sobre a monotarefa e como ela nos faz ser muito mais eficientes.

Entretanto, nós insistimos em fazer várias coisas ao mesmo tempo, pois nos dá a sensação de produtividade.

Mas a sensação de produtividade é muito diferente de ser produtiva.

Por isso, quando checamos nossos e-mails enquanto fazemos outras coisas, o nosso cérebro nos engana dizendo que somos eficientes, pois estamos fazendo mais de uma coisa ao mesmo tempo.

Mas, na verdade só estamos alternando de tarefa, ocupando de forma errada nosso tempo e dividindo a nossa atenção.

Dessa maneira, não vamos conseguir processar o que importante de forma eficiente.

Além disso, a sensação de produtividade nos viciará, fazendo-nos entrar em um ciclo de verificação constante.

Estabeleça seus períodos de checagem

É fundamental estabelecer períodos fixos de checagem dos seus e-mails ao longo do dia.

Faça isso de acordo com as suas atividades diárias.

Acredite, o que é urgente achará uma maneira de chegar até você.

Quando um e-mail for muito importante alguém ligará dizendo que o enviou.

Por exemplo, eu checo minha caixa de entrada duas vezes ao dia, pela manhã e no final da tarde.

Para mim é o suficiente. Encontre uma periodicidade que funcione para você.

Ou ainda comece fazendo como eu, cheque duas vezes ao dia.

Você terá muito mais paz e tempo livre.

2 – Crie pastas para organizar os seus e-mails

Vários e-mails diferentes, desorganizados exigem muito mais energia cognitiva nossa para processá-los.

Eles literalmente nos deixam loucas sem saber por onde começar a responder ou eliminar.

Alguns e-mails exigem repostas, outros apenas leitura.

Já outros precisam ser arquivados pois podem conter documentos importantes que precisam ser acessados posteriormente.

Tudo isso precisa estar organizado.

Eu separo meus dois e-mails (gmail e outlook) por pastas básicas de processamento:

@açõesdasemana
@açõesfuturas
@aguardandoresposta
@arquivo

Coloco uma arroba @ antes de cada nome para que as pastas possam ser posicionadas mais no topo e se destaquem de outras pastas.

Dessa forma, sei exatamente o que olhar e quando olhar e não sobrecarrego minha agenda.

Porém, o que dá para processar em menos de 2 minutos, faço imediatamente.

Claro, dentro do horários que estabeleço para tal.

Reserve uns 15 minutos duas vezes ao dia para cuidar da sua caixa de entrada.

Ao poucos, você verá que não precisará de todo esse tempo.

Pois ao fazer esse processamento em partes menores, cinco a dez minutinhos serão suficientes em dois blocos de tempo para deixar tudo organizado.

3 – Tente decidir logo o que fazer com seus e-mails

Não fique admirando seus e-mails.

Tome logo uma atitude a respeito de cada um deles ou sua caixa de entrada ficará lotada e lhe deixará louca.

David Allen, no seu livro A Arte de Fazer Acontecer, que me ajudou muito nessa parte de organização , apresenta algumas dicas de como devemos tratar essa caixa de entrada:

Execute: tome a decisão e responda
Delegue: outra pessoa pode cuidar disso? Delegue
Adie: Arquive o e-mail para consulta ou ação posterior

Caso nenhuma dessas acima ações seja necessária, simplesmente processe de vez e delete a mensagem.

Aplique essa regrinha a todas suas mensagens.

No começo pode parecer chato, mas depois fica automático e poupa muito tempo.

Não fique guardando e-mail para depois, a não ser que a decisão deva ser tomada depois.

Ainda assim se ele ficar muito tempo lá paradinho, dê um jeito de resolver de vez ou arquive.

Tenha em mente que você deve lidar com isso de uma vez.

Digo por experiência própria, se você checar cinco vezes seu e-mail vai perder cinco vezes mais tempo.

4 – Crie regras para e-mails específicos

Gosto muito da seleção que o algoritmo da Netflix faz quando envia sugestões de filmes e séries.

Mas não gosto desses e-mails bagunçando minha caia de entrada.

Prefiro conferir num dia X as sugestões acumuladas do que ficar olhando e-mail por e-mail cada vez que chega.

O que faço para facilitar meu desejo? Crio uma regra (outlook) ou filtro (gmail).

Toda vez que chegar um e-mail do endereço automático da Netflix ele vai direto para uma pasta específica que só contém e-mails dessa natureza.

Veja como fazer isso no Outlook.

Clique no ícone de configurações no canto superior direito da sua tela.

Após isso role a barra até o final e escolha : exibir todas as configurações do Outlook.

Execute os passos a seguir:

Na janela que se abre escolha ‘regras’
Clique em ‘adicionar nova regra’
Dê um nome à sua regra
Escolha a condição (há um lista enorme para escolher desde remetente até palavras-chave)
Adicione uma ação ( a que eu escolhi foi enviar todas as sugestões da Netflix para uma pasta específica)
Salve e sua regra estará criada.