Como planejar sua semana

As pessoas me acham super organizada, mas sempre lhes digo que tenho muito o que melhorar.

Nos bastidores há muito esforço e revisão constante do meu sistema de organização para que meus projetos saiam do papel e que eu continue progredindo.

Há também muita entrega de tudo a Deus. Não consigo planejar sem colocar nas mãos dEle todas as coisas.

Outra coisa que digo é qualquer um pode se organizado se colocar nisso um pouco de esforço.

Se eu, que a rainha do “acordar tarde” e da “procrastinação” consegui progresso qualquer pessoa pode sim.

Hoje quero falar para você como organizar suas tarefas da semana. São dicas simples, mas que fazem toda a diferença.

Organização tem segredo?

O segredo para ser uma pessoa organizada é bem simples: planejamento.

O planejamento é a chave para uma semana produtiva e feliz quando o assunto são os seus projetos e tarefas.

Mas , para que haja planejamento, é preciso clareza ter clareza de propósito.

Isso, porque sem um propósito claro definido não haverá muito entusiasmo para manter a rotina.

Sem propósito não dá para planejar.

Vantagens do planejamento semanal

Quando planejamos as atividade da semana, evitamos muitos aborrecimentos e estresse.

Se sabemos o que deve ser feito, como deve ser feito e quando deve ser feito, raramente vamos ficar ansiosas ou nervosas com o cumprimento de nossas atividades.

O planejamento semanal também garante que cada área de foco da sua vida receba a devida atenção.

Isso significa que você distribuirá seu tempo com sabedoria, priorizando o essencial e limitando ou excluindo trivialidades.

O planejamento semanal dá uma visão geral de para ode está indo seu tempo durante a semana.

Eu  faço outra coisa que julgo ainda mais importante: entrego minha semana nas mãos de Deus.

Planejo direitinho , mas peço que Deus abençoe cada detalhe a fim de que eu venha conseguir cumprir minhas tarefas e ter uma semana abençoada.

Quando o que será feito já está decidido, a execução é muito mais simples.

Porém, se não sabemos o que fazer quando o dia começa, já começamos o dia estressadas, com raiva da segunda-feira, por exemplo.

Quero passar para você, ALGUNS PASSOS que vão ajudá-la na organização da sua semana, para menos estresse e mais produtividade e mais tempo para que mais importa.

Tenha um calendário e use-o a seu favor

Se você é como a maioria das pessoas que usa um calendário ou agenda apenas para registrar datas importantes, como aniversários de amigos, reuniões de trabalho ou afins, está na hora de mudar.

Decida que o calendário será o seu guia da semana, no qual você colocará os seus compromisso diários, tudo aquilo que tem hora e lugar marcado.

Exemplo de um compromisso que pode ser adicionado ao seu calendário: Consulta médica- Endocrinologista- 09:00 – Shopping Pátio Dom Luis.

Vou lhe dar duas opções para construir o seu calendário: Google Agenda e Outlook, mas vou usar no exemplo, o Outlook.

Coloque seus compromissos no calendário

Tudo que vamos colocar no calendário são compromissos.

Reuniões de trabalho, consultas, idas ao salão de beleza, saída com amigos, visitas aos familares…

Esses compromissos não são apenas escrever na agenda de qualquer jeito e pronto, eles obedecem uma estrutura que vamos ver agora:

A estrutura de um compromisso

Quando fiz o curso Alta Produtividade com o método GTD, aprendi que um compromisso é muito mais que simplesmente uma anotação.

Ele possui uma estrutura.  Os compromissos que registraremos na nossa agenda , nos nosso calendário , devem ter:

Assunto: Ex: Consulta com dermatologista

Hora de início: uma data obrigatória e um horário que pode ou não ser opcional, dependendo da natureza do compromisso.

Hora de término: O horário de término é por padrão 30 minutos maior que o horário de início nos aplicativos como Google agenda ou Outlook.

Mas você pode ajustar, escolhendo um valor pré-definido.

Local: coloque o local do compromisso, de acordo com o que você precisa saber.

Por exemplo, se você vai a uma consulta pela primeira vez e não sabe o endereço, ou são muitas as coisas a lembrar como número de sala, andar… anote tudo isso.

Anotação: qualquer coisa a mais que você precise guardar sobre esse compromisso.

Agora que você já sabe a estrutura básica de um compromisso, está na hora de colocá-lo no seu calendário.

Eu sei que pode parecer trabalhoso, mas vai por mim dá muito mais trabalho ficar perdida que nem uma barata tonta sem saber o que fazer primeiro.

Criando um compromisso no Outlook

Para criar o seu primeiro compromisso você pode tanto usar o Outlook do Office , o meu é o Windows 10, quanto do Outlook on-line. Para isso:

• Clique no ícone calendário;

• Com o botão direito do mouse clique em uma data específica;

• Depois de clicar em novo compromisso, uma janela se abrirá para que você preencha os dados necessários:

Depois de preenchidos os dados , você pode categorizar os seus compromissos. Utilize cores para organizar.

Organização requer um pouquinho de esforço e como temos alguns compromissos  na semana que se repetem não precisaremos colocá-los no calendário sempre, basta configurar para repetir

Organize suas tarefas

Outra coisa que deve ser planejada na sua semana são as suas tarefas.

Tarefa é diferente de compromisso. Embora um compromisso possa conter uma tarefa, não aconselho colocar tudo no calendário.

Para gerenciar suas tarefas use um gerenciador de tarefas, para compromisso use a agenda.

Uma ferramenta de gestão de tarefas permite que você registre e organize suas tarefas , projetos e ações.

Não use a ferramenta de gestão de tarefas para informações, por xemplo para escrever notas. Para isso use um software como o Evernote, OneNote ou Notability.

Deixe cada coisa no seu lugar para não confundir a sua cabeça.

Para organizar suas tarefas você pode usar aplicativos como o Todoist, Remember the Milk, Wunderlist, Asana, Things, entre outros.

São várias as opções e você deve escolher o que funcionar melhor para você.

Separe tempo para imprevistos

Por mais organizadas que sejamos, não podemos antecipar os imprevistos, por isso recomendo que você separe pelo menos duas horas do dia para lidar com eles e como fazer isso?

Procure concentrar suas atividades em menos horas do que você realmente tem, se não acontecer nenhum imprevisto você terá um tempo livre para um vídeo, ou ainda para adiantar outras coisas.

Sempre deixe espaço na sua agenda, não emende compromissos ou tarefas. Deixe um tempo de “respiro”.

Uma pausa rápida para o e-mail

É impressionante como o e-mail é um roubador nato de tempo.

O que achei impressionante é que depois disso nunca mais fiquei tentada a checar os meu e-mail de hora em hora, checo duas vezes ao dia, porque o que é importante está na caixa de entrada.

Para deixá-lo mais organizado sugiro que você faça uma coisinha que aprendi com a metodologia GTD : Crie pastas.

Mas Não é criar de qualquer jeito e criar pasta para tudo, é criar com propósito: processar os e-mails que chegam à sua caixa de entrada.

Os que não exigem nenhuma ação você pode simplesmente excluir e aqueles que dá para resolver logo, você lê, exclui em seguida ou arquiva se achar que precisará da informação no futuro.

Eu criei quatro pastas que estão me ajudando muito e para que elas fiquem bem no topo da lista de pastas eu coloquei uma @ antes do nome, dessa forma o Outlook puxa-as todas para o topo.

@açõesdasemana – e-mails que exigirão de mim uma ação durante a semana

@açõesfuturas – e-mails que exigirão de mim ação que não se encaixe na semana atual

@aguardandoresposta – e-mails que exigem ação de teceiros

@arquivos – e-mails que já foram processados , mas que podem ser úteis.

Outra coisa importante é criar regras para os e-mails.

Se você quiser que um determinado e-mail vá direto para uma pasta, clique com o botão direito sobre ele e escolha a opção criar regra. Depois é só escolher a pasta de destino.

Pare de perder tempo com e-mails! Organize!

Recapitulando

Vamos recapitular a lista de coisas que você deve fazer para ajudá-lo a ter uma semana mais produtiva , organizando as suas tarefas?

• Tenha um calendário;
• Crie o hábito de colocar seus compromisso no calendário;
• Tarefas sempre no gerenciador de tarefas
• Separe um tempo para os imprevistos;
• Organize o seu e-mail;

Para começar, sugiro que você escolha um dia da semana em que disponha de um pouco mais de tempo livre e sossego.

Anote os compromissos da semana no seu calendário. Veja quais são os seus projetos e coloque no gerenciador de tarefas as ações que você precisa realizar para que eles avancem.

Se precisar de alguma informação como textos, artigos ou se surgir aquela ideia, anote em um aplicativo de gerenciamento de informação , como o Evernote.

Se você colocar cada coisa no seu lugar vai ficar mais fácil encontrar o que precisa.

Lembre-se que não existe certo ou errado quando o assunto é organização , existe o que funciona para você.

Por isso, não se prenda a método X ou Y de forma cega, mas aprenda a tirar o melhor proveito possível para organizar a sua vida.

Grande abraço!

Para refletir:  Confia ao Senhor as tuas obras, e teus pensamentos serão estabelecidos.
Provérbios 16:3