A maioria  das pessoas nos dias atuais se encontra  num nível alto  de sobrecarga de atividades.

Essa sobrecarga não se limita a profissionais que exercem alguma atividade laborativa remunerada.

Essa dose extra  de tarefas atinge adolescentes que se preparam para o Enem ou vestibulares tradicionais e têm que dar conta de inúmeras disciplinas.

Ou ainda o estudante de um curso universitário que se dedica a mais de um estágio enquanto tenta ir bem nas cadeiras da faculdade.

Mas com lidar com todas essas atividades rotineiras tão necessárias para garantir a sobrevivência e sucesso?

Como fazer isso sem experimentarmos sentimentos como frustração, cansaço mental, sensação de falta de tempo e descontrole?

É o que vamos ver ao longo dessa postagem

O dias cheios  improdutivos

Você já viveu um dia no qual estava totalmente atarefado do instante que acordou até o momento de ir dormir?

No final desse dia cheio você pôs a cabeça no travesseiro e não conseguiu identificar o que tinha feito , embora soubesse que foi um dia pleno de atividades?

Sabe aqueles dias em que você trabalhou intensamente , que se sentiu cansado, mas não tem ideia  para aonde exatamente foi o seu tempo?

Bom, se você respondeu sim a todas essas perguntas  posso lhe dizer que você teve um dia improdutivo, embora estivesse ocupado.

A diferença entre estar ocupado e ser produtivo

Há uma diferença muito grande entre estar ocupado e ser uma pessoa produtiva.  

Produzir é fazer o mínimo de esforço possível para realizar aquilo que deve ser feito.

Um exemplo: Você tem que fazer um relatório para o seu chefe, mas no meio do caminho encontra uma rede social, o pedido de um colega de trabalho para tirar uma dúvida.

Depois chega uma solicitação do chefe de outro departamento que sabe do seu conhecimento em determinado assunto e pede auxílio.  

E então, você se ocupa com todos esses assuntos e esquece de fazer o que é necessário naquele momento, o seu trabalho.

Muitas vezes nos distraímos com algo que possui relação com o nosso trabalho, mas que nos afasta da atividade que deve ser realizada com mais urgência ou que é  mais prioritária, como o relatório que mencionei no exemplo anterior.

Como vencer essa ocupação desnecessária

Para evitar que você se distraia com aquilo que pode ser feito depois ou que nem precisa ser feito, é necessário que você tenha um plano.

Para cada dia, cada semana, crie um plano de trabalho.  Saiba o que você quer alcançar naquela semana, e estabeleça o que você precisa se feito para chegar lá.

Não permita que os outros ditem ou destruam o seu planejamento.

No treinamento GTD que fiz qui na minha cidade, a orientadora, Thais Godinho nos deu uma dica muito interessante para aqueles que gostam de sabotar as nossas atividades.

Ela nos sugeriu uma resposta que pode ser dada a quem quer nos ocupar com tarefas que não são nossas.

Sabe aquele funcionário que não é exatamente o seu chefe, mas vive lhe pedindo coisas que ele deve fazer e não você? Ou pode ser até o seu chefe mesmo hehe.

Bom quando ele vier com aquela proposta injusta do tipo: – Será que você poderia corrigir esse trabalho para mim, é que estou sem tempo… Você como pessoa organizada e que tem um plano de trabalho responderá:

– Qual dessas tarefas que eu tenho para realizar hoje você que eu elimine para encaixar a sua?

Bom, acho que isso desarma qualquer pessoa desorganizada que não sabe fazer o próprio trabalho e acha que você deve sacrificar o seu para cobrir a irresponsabilidade dela.  

A questão aqui não é deixar de ser colaborativo, mas saber que o não cumprimento das suas tarefas terá consequências e talvez o seu chefe não aceite a desculpa que faltou tempo.

Criando um plano de trabalho

Vamos agora aprender como criar um plano de trabalho. Lembrando que esse plano é altamente adaptável à vida pessoal também.  Vamos fazer isso para uma semana. Os passos são os seguintes:

1- Certifique-se do que deve ser feito

Certifique-se do que tem que ser feito e por mais que pareça óbvio,  não é. Veja o que deve ser feito e anote em algum lugar confiável,  a sua memória não é um deles.

A metodologia GTD nos diz que uma boa anotação deve ser feita na hora que vem à nossa mente, em um lugar confiável e de forma completa.  

Não adianta apenas anotar ‘salão quinta’, se você tem um hora marcada para realizar algum procedimento, por exemplo.

É necessário especificar a tarefa, isso lhe ajudará a não esquecer o compromisso.

Eu já perdi algumas consultas médicas por confiar na memória apenas.

Tendo feito isso eu desperdicei o tempo precioso daquele profissional. Recordo-me também de encontrar papéis com anotações que não sabia discernir.

2-Esclareça os itens coletados

Esclareça os itens coletados na sua fonte (agenda, evernote…) Os itens coletados ou capturados podem ainda gerar uma próxima ação. Exemplo:

Tarefa	Próximas ações
Relatório da turma X	Coletar informações para o relatório; Escrever a introdução do relatório; Escrever o corpo do relatório ; Redigir as considerações finais e os encaminhamentos

O simples fato de escrever numa folha de papel  ‘ elaborar o relatório’ não será suficiente.

É necessário detalhar a tarefa, dissecar suas partes.

Anotar num pedaço de papel apenas (ou qualquer outro meio) pode fazer com que a tarefa nunca seja concluída, porque dificilmente será iniciada se não for esclarecida.

Esse processo de esclarecer nada mais é que fazer uma triagem dos itens coletados.

Fazer a triagem dos itens coletados envolve as seguintes ações: 

• Fazer o que for rápido (em até 2 minutos);
• Colocar no calendário da semana o que precisa fazer esta semana;
• Colocar no estoque o que precisa ser feito posteriormente

O que é um estoque? 

São aquelas tarefas que não serão realizadas na semana corrente, mas que precisam ser feitas mai a frente.

Todos nós temos um estoque de tarefas relacionadas ao trabalho e um estoque pessoal também e para que nada importante se perca é mister organizar esses itens que já foram esclarecidos.

3.  Organize os itens coletados

Depois disso organize as anotações. Para isso divida o seu estoque de anotações em quatro categorias:

• Projetos (coisas que demandam mais de uma ação)
• Tarefas (ações pontuais do seu trabalho, que podem ser executadas com uma ação)
• Assuntos a tratar (coisas que envolvem o gerenciamento de pessoas, reuniões etc);
• Pessoal (afinal de contas não vivemos para trabalhar, ou pelo menos não deveríamos)

Por exemplo: Escrever um e-book sobre produtividade é um projeto, pois leva mais de uma ação, como ler livro X, pesquisar sites de referência, escrever os capítulos etc.

Recapitulando

Bom, hoje você aprendeu a diferença entre ser ocupado e ser produtivo e também com criar o seu primeiro plano de trabalho. Vamos recapitular?

Ser produtivo é quando você faz o que deve ser feito com o mínimo de esforço e distração.

Ser ocupado é ter várias tarefas sendo realizadas sem organização, sem ordem de prioridade, sem planejamento.

Para realizar seu primeiro plano de trabalho é necessário saber o que deve ser feito, anotar, esclarecer e organizar.

Pronto! Agora que tal começar planejamento a sua semana?