

A maioria das pessoas nos dias atuais se encontra num nível alto de sobrecarga de atividades.
Essa sobrecarga não se limita a profissionais que exercem alguma atividade laborativa remunerada.
Essa dose extra de tarefas atinge adolescentes que se preparam para o Enem ou vestibulares tradicionais e têm que dar conta de inúmeras disciplinas.
Ou ainda o estudante de um curso universitário que se dedica a mais de um estágio enquanto tenta ir bem nas cadeiras da faculdade.
Mas com lidar com todas essas atividades rotineiras tão necessárias para garantir a sobrevivência e sucesso?
Como fazer isso sem experimentarmos sentimentos como frustração, cansaço mental, sensação de falta de tempo e descontrole?
É o que vamos ver ao longo dessa postagem
O dias cheios improdutivos
Você já viveu um dia no qual estava totalmente atarefado do instante que acordou até o momento de ir dormir?
No final desse dia cheio você pôs a cabeça no travesseiro e não conseguiu identificar o que tinha feito , embora soubesse que foi um dia pleno de atividades?
Sabe aqueles dias em que você trabalhou intensamente , que se sentiu cansado, mas não tem ideia para aonde exatamente foi o seu tempo?
Bom, se você respondeu sim a todas essas perguntas posso lhe dizer que você teve um dia improdutivo, embora estivesse ocupado.
A diferença entre estar ocupado e ser produtivo
Há uma diferença muito grande entre estar ocupado e ser uma pessoa produtiva.
Produzir é fazer o mínimo de esforço possível para realizar aquilo que deve ser feito.
Um exemplo: Você tem que fazer um relatório para o seu chefe, mas no meio do caminho encontra uma rede social, o pedido de um colega de trabalho para tirar uma dúvida.
Depois chega uma solicitação do chefe de outro departamento que sabe do seu conhecimento em determinado assunto e pede auxílio.
E então, você se ocupa com todos esses assuntos e esquece de fazer o que é necessário naquele momento, o seu trabalho.
Muitas vezes nos distraímos com algo que possui relação com o nosso trabalho, mas que nos afasta da atividade que deve ser realizada com mais urgência ou que é mais prioritária, como o relatório que mencionei no exemplo anterior.
Como vencer essa ocupação desnecessária
Para evitar que você se distraia com aquilo que pode ser feito depois ou que nem precisa ser feito, é necessário que você tenha um plano.
Para cada dia, cada semana, crie um plano de trabalho. Saiba o que você quer alcançar naquela semana, e estabeleça o que você precisa se feito para chegar lá.
Não permita que os outros ditem ou destruam o seu planejamento.
No treinamento GTD que fiz qui na minha cidade, a orientadora, Thais Godinho nos deu uma dica muito interessante para aqueles que gostam de sabotar as nossas atividades.
Ela nos sugeriu uma resposta que pode ser dada a quem quer nos ocupar com tarefas que não são nossas.
Sabe aquele funcionário que não é exatamente o seu chefe, mas vive lhe pedindo coisas que ele deve fazer e não você? Ou pode ser até o seu chefe mesmo hehe.
Bom quando ele vier com aquela proposta injusta do tipo: – Será que você poderia corrigir esse trabalho para mim, é que estou sem tempo… Você como pessoa organizada e que tem um plano de trabalho responderá:
– Qual dessas tarefas que eu tenho para realizar hoje você que eu elimine para encaixar a sua?
Bom, acho que isso desarma qualquer pessoa desorganizada que não sabe fazer o próprio trabalho e acha que você deve sacrificar o seu para cobrir a irresponsabilidade dela.
A questão aqui não é deixar de ser colaborativo, mas saber que o não cumprimento das suas tarefas terá consequências e talvez o seu chefe não aceite a desculpa que faltou tempo.
Criando um plano de trabalho
Vamos agora aprender como criar um plano de trabalho. Lembrando que esse plano é altamente adaptável à vida pessoal também. Vamos fazer isso para uma semana. Os passos são os seguintes:
1- Certifique-se do que deve ser feito
Certifique-se do que tem que ser feito e por mais que pareça óbvio, não é. Veja o que deve ser feito e anote em algum lugar confiável, a sua memória não é um deles.
A metodologia GTD nos diz que uma boa anotação deve ser feita na hora que vem à nossa mente, em um lugar confiável e de forma completa.
Não adianta apenas anotar ‘salão quinta’, se você tem um hora marcada para realizar algum procedimento, por exemplo.
É necessário especificar a tarefa, isso lhe ajudará a não esquecer o compromisso.
Eu já perdi algumas consultas médicas por confiar na memória apenas.
Tendo feito isso eu desperdicei o tempo precioso daquele profissional. Recordo-me também de encontrar papéis com anotações que não sabia discernir.
2-Esclareça os itens coletados
Esclareça os itens coletados na sua fonte (agenda, evernote…) Os itens coletados ou capturados podem ainda gerar uma próxima ação. Exemplo:
Tarefa | Próximas ações |
Relatório da turma X | Coletar informações para o relatório; Escrever a introdução do relatório; Escrever o corpo do relatório ; Redigir as considerações finais e os encaminhamentos |
O simples fato de escrever numa folha de papel ‘ elaborar o relatório’ não será suficiente.
É necessário detalhar a tarefa, dissecar suas partes.
Anotar num pedaço de papel apenas (ou qualquer outro meio) pode fazer com que a tarefa nunca seja concluída, porque dificilmente será iniciada se não for esclarecida.
Esse processo de esclarecer nada mais é que fazer uma triagem dos itens coletados.
Fazer a triagem dos itens coletados envolve as seguintes ações:
- Fazer o que for rápido (em até 2 minutos);
- Colocar no calendário da semana o que precisa fazer esta semana;
- Colocar no estoque o que precisa ser feito posteriormente
O que é um estoque?
São aquelas tarefas que não serão realizadas na semana corrente, mas que precisam ser feitas mai a frente.
Todos nós temos um estoque de tarefas relacionadas ao trabalho e um estoque pessoal também e para que nada importante se perca é mister organizar esses itens que já foram esclarecidos.
3. Organize os itens coletados
Depois disso organize as anotações. Para isso divida o seu estoque de anotações em quatro categorias:
- Projetos (coisas que demandam mais de uma ação)
- Tarefas (ações pontuais do seu trabalho, que podem ser executadas com uma ação)
- Assuntos a tratar (coisas que envolvem o gerenciamento de pessoas, reuniões etc);
- Pessoal (afinal de contas não vivemos para trabalhar, ou pelo menos não deveríamos)
Por exemplo: Escrever um e-book sobre produtividade é um projeto, pois leva mais de uma ação, como ler livro X, pesquisar sites de referência, escrever os capítulos etc.
Recapitulando
Bom, hoje você aprendeu a diferença entre ser ocupado e ser produtivo e também com criar o seu primeiro plano de trabalho. Vamos recapitular?
Ser produtivo é quando você faz o que deve ser feito com o mínimo de esforço e distração.
Ser ocupado é ter várias tarefas sendo realizadas sem organização, sem ordem de prioridade, sem planejamento.
Para realizar seu primeiro plano de trabalho é necessário saber o que deve ser feito, anotar, esclarecer e organizar.
Pronto! Agora que tal começar planejamento a sua semana?
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