No post anterior sobre os passos do GTD vimos o primeiro passo: capturar.
Depois de capturar tudo o que rouba a sua atenção é necessário esvaziar essa caixa de entrada e e é exatamente sobre isso que trata o passo 02 do GTD.
Hoje vamos aprender a esclarecer.
Mas o que é esclarecer no GTD?
Quando David Allen fala no livro Getting Things Done, do passo esclarecer, ele quer dizer que você precisa identificar cada item da caixa de entrada e definir o que ele é.
Eu lembro que quando fiz o curso com a metologia GTD aqui em Fortaleza, a Thais Godinho(facilitadora do método no treinamento) pediu que anotássemos num bloquinho tudo o que precisava ser feito,não importasse a natureza.
Podia ser uma viagem, uma ligação, um curso que queríamos fazer…
Depois de ter anotado todas essas coisas passamos para a fase de esclarecer, que é justamente definir o que fazer com todos esses itens coletados.
Como esclarecer um item?
Para esclarecer um item você precisa:
- definir o que demanda ação,
- o que pode ser feito em menos de dois minutos
- ou ainda o que vai ser guardado ou vai direto para o lixo.
Todas as coisas que você capturou estão na sua caixa de entrada, mas o que são?
Elas pedem uma ação? Se sim, você precisará definir qual a próxima ação.
Se for algo que puder ser solucionado em menos de dois minutos, faça.
Caso contrário, delegue ou adie. Adiar aqui significa colocar na agenda para fazer assim que puder.
Delegar é passar essa responsabilidade para outra pessoa.
E se não demandar ação? Coloque no lixo, incube ou mantenha como material de referência caso precise consultar algum dia.
Na ilustração que fiz abaixo, me baseando na que David Allen colocou no seu livro, você tem uma visão geral do processo:
O que usar para controlar tudo isso?
O David Allen não sugere um aplicativo X ou Y no seu livro A arte de Fazer Acontecer, mas diz que seu sistema pessoal de organização pode ser aquele que melhor se adapta a você.
Você pode começar usando apenas folhas de papel para fazer suas listas ou ainda um aplicativo.
No curso a gente recebe o treinamento com o Todoist . Mas há aplicativos ao meu ver até melhores, como o Remember The Milk.
A escolha vai do orçamento disponível. Ambos possuem planos gratuitos , mas com limitações.
Outra alternativa totalmente gratuita é o Google Keep, inclusive já falei dele aqui no Emprelas. (confira aqui)
Uso também o Bullet Journal, para organizar coisas mais pessoais mesmo.
Controlo os gastos, faço páginas acompanhamento de hábitos (exercícios, leitura, alimentação saudável…) e de poupança para viagens, por exemplo. Coloco nele também algumas tarefas pontuais para o dia.
Para compromissos eu faço uso do Google Agenda em conjunto com o gmail.
Apesar de no curso que fiz sobre GTD , eu ter sido orientada com o uso do Outlook, não me sinto muito confortável com ele.
Acho o Google Agenda muito mais intuitivo e fácil de lidar do que a agenda do Outlook.
Você não fica confusa com tantos sistemas para organizar?
Na verdade, um pouco. Estou testando. Fiz o meu curso de GTD em 2016, para organizar o caos da minha vida de professora de escola pública.
Eu queria me aprofundar no assunto porque a demanda de trabalho estava cruel.
Eu já gostava muito do assunto organização, depois do curso mais ainda.
Meses tempo depois criei o Emprelas para compartilhar meus processos.
Eu costumo dizer que o GTD é mais que um método de organização, é uma filosofia.
Isso, porque você pode aplicar a quase tudo que faz na vida, desde a organização do seu trabalho até à gestão da rotina da casa.
O sistema que você usará para fazer esse gerenciamento fica a seu critério e só com o tempo é que se define um mesmo para chamar de seu.
Algumas pessoas se sentem bem colocando tudo num mesmo aplicativo ou planner, outras se sentem mais à vontade dividindo em vários outros sistemas. O importante é que ele funcione para você!
Hoje nós vimos o passo 02 do GTD. Com a graça de Deus, no próximo post, vou compartilhar com você como organizar tudo isso. Grande abraço!
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