Como organizar tarefas com o Todoist

Eu contei aqui no post anterior que estou usando o Todoist para organizar minhas tarefas e nesse post quero mostrar como você pode fazer o mesmo.

Ele não é assim o meu aplicativo preferido, mas como um dos primeiros que conheci e recebi meu treinamento do GTD com ele , resolvi usar até achar um que fosse mais a minha cara.

O Todoist é ótimo para listas e se você gosta de organizar suas tarefas assim vai  ficar satisfeita com o app.

Para começar a criar as suas tarefas o primeiro passo é se cadastrar no site que oferece um plano gratuito com algumas limitações, mas que não impede que você consiga gerenciar suas tarefas  e projetos de maneira satisfatória.

Criando listas de tarefas

Vamos supor que você tenha uma lista de tarefas para o dia, mas que não fazem parte de um projeto específico.

Você pode simplesmente digitar essas tarefas no Todoist e à medida que for realizando marcar como concluídas.

Se são tarefas pontuais e não exigem uma próxima ação não há necessidade de criar um projeto, mas se for algo mais elaborado, que necessitará de mais de um passo para ser realizado então você terá um projeto.

Criando um projeto

Para criar um projeto , é só clicar, na tela inicial, em +adicionar projeto. A partir daí você organizará as tarefas que fazem parte desse projeto criando-as dentro dele.

Nesse exemplo coloquei “Escrever post Como se organizar com o Todoist “ como um projeto, pois são várias as tarefas e não serão realizadas todas no mesmo dia. ( Essa conta do exemplo abaixo é gratuita)

As tarefas aparecerão na sua tela inicial se estiverem marcadas para o dia, assim como todas as outras tarefas que pertencem a outros projetos , contudo estão agendadas para aquele dia.

Na imagem as tarefas do dia não incluem a de divulgação nas mídias sociais, que foi agendada para o dia seguinte.

Você também pode ter uma visão dos próximos 7 dias e observar e assim ver se é possível adiantar alguma tarefa, por exemplo.

Quem possui o Todoist Premium pode ainda adicionar um lembrete para não esquecer as tarefas que precisam ser feitas.

Dessa forma você recebe no e-mail ou via push (se estiver com o app instalado no seu celular) uma notificação.

Para criar  subtarefas dentro da visualização de projetos é só usar o atalho  CTRL+Seta para a direita .

O recurso prioridades

Outras coisa legal do Todoist é poder trabalhar com prioridades.

O aplicativo fornece quatro níveis para que gerenciemos melhor nossas tarefas:

• Prioridade 01 (vermelho)
• Prioridade 02 (azul)
• Prioridade 03 (turquesa)
• Prioridade 04 (branco)

Use as prioridades para estabelecer o que deve ser feito antes e o que pode esperar.

Isso deixa a mente mais tranquila, pois quando terminamos algo que era urgente e sabemos que temos um margem de segurança para a próximas tarefas, a sensação de bem-estar é grande.

O que organizar no Todoist

Você pode organizar listas simples, como a das “Compras da semana” ou um projeto, que requer um quantitativo maior de tarefas como “Estudar para Concursos”, por exemplo.

Na verdade você pode organizar o que quiser dentro do que a plataforma lhe permite.

É uma questão de explorar mesmo o Todoist e adaptá-lo à sua rotina de tarefas.

Eu me baseio na Metologia GTD para organizar com o Todoist .

É possível também para utilizar a técnica Pomodoro e há um aplicativo bem bacana, o Pomodone, que você pode integrar com o Todoist par isso.

No Blog do Todoist eles mostram bem direitinho como fazer.

Se você estiver num ritmo de estudos intensos para concursos, seleção de mestrados ou afins dá para se organizar direitinho com o Todoist e o Pomodone.

Recursos do Todoist Premium

Estou testando o Todoist Premium por trinta dias e na versão mais turbinada do app é possível criar marcadores (etiquetas)  e assim deixar as listas de tarefas muito mais fluidas.

Também há a opção de utilizar filtros . Veremos como isso funciona nos próximos tópicos.

Quanto mais informações sobre a tarefa nós tivermos mais fácil será saber o que fazer e como fazer.

As etiquetas

As  etiquetas simples  ajudam a esclarecer mais a tarefa. Duas das tarefas devem ser realizadas no período da manhã.

Veja um exemplo na minha conta premium do Todoist:

A etiqueta “widget” me dá a visão geral da tarefa que será feita no computador.

Assim que eu vejo que para organizar o índice de categorias terei que editar um widget e assim que vejo a palavra já me lembro qual.

Se eu clicar a etiqueta computador terei uma visão geral de todas as tarefas que farei com uso do equipamento.

Você deve usar as etiquetas da forma que mais se sinta à vontade. Etiquetar tarefas é algo bem pessoal.

É possível ainda adicionar comentários à sua tarefa, deixando ainda mais especificado o que você precisa fazer:

Para que a tarefa não fique vaga, dependendo da natureza dela, gosto de adicionar comentários para eu saber exatamente o que fazer.

Quando a tarefa exige muitas próximas ações eu as coloco como subtarefas.

Os filtros

Os filtros servem para que você possa pesquisar suas tarefas e possa encontrar aquilo que precisa rapidamente.

Por exemplo, eu posso começar o dia vendo minhas tarefas da categoria pessoal com prioridade 1, que são mais urgentes.

Posso ainda combinar filtros e ver quais prioridades são para hoje em todos os projetos. Nesse caso ao criar o filtro é só digitar no espaço questão a fórmula “Hoje & p1” . Mostro isso na imagem abaixo:

Ao clicar no filtro P1 você terá uma lista específica de todas as suas prioridades nível 1 para o dia de hoje dentro de todos os seus projetos. Super prático.

Os recursos etiqueta, filtro e comentários só estão disponíveis na versão premium, mas a versão gratuita já é muito bacana para quem está no começo com o Todoist.

Que tal testar?

Que tal criar a sua conta no Todoist? A versão grátis já lhe proporciona organizar muita coisa!

Embora ele não seja assim perfeito, é um app bacana de se usar!

Qualquer dúvida é só deixar um comentário! Grande abraço!