Você já teve a sensação de chegar no final do seu dia e perceber que não conseguiu fazer o que planejou (muitas vezes nem a metade)?Que  nunca pronunciou aquela famosa expressão: – Não tenho tempo!!!

Acho que quase todos nós usamos com frequência tal expressão, pois vivemos num mundo onde se exige velocidade em praticamente tudo o que nos propomos  a fazer. Temos que produzir e muitas vezes o ‘tempo’ é apontado como o grande vilão, mas será que é  o tempo mesmo?

Sempre teremos coisas para fazer e isso é bom.  Eu tenho uma vida bastante atarefada, graças a Deus! Isso mesmo,  eu sou grata pelas muitas tarefas que tenho para fazer porque gosto de estar sempre em movimento, realizando algo, produzindo. Mas não gosto de ficar que nem uma louca tentando me equilibrar igual a um malabarista para dar contas das minhas tarefas.

Eu gosto de manter o meu planejamento de forma organizada e isso quer dizer fazer direito e não apenas sair anotando em papéis o que deve ser feito.

Se fizermos assim, no final dia teremos uma pilha de papéis com nota do tipo médico amanhã, comprar lentes, preparar aula… mas tudo sem definição alguma do que realmente precisa ser feito. Essa não é uma boa maneira de manter a mente tranquila.

Mas o que é um planejamento organizado?

A verdade é que muitas pessoas acham que estão fazendo planejamento quando na verdade não estão. Elas anotam coisas em um pedaço de papel, coisas que precisam fazer no dia e acham que isso é planejamento.

Planejamento vai além disso. É traçar quais passos serão feitos para cada projeto, e isso não só com o seu trabalho, mas com a sua vida. Um planejamento organizado torna a vida mais produtiva e feliz.

Minha semana

Na semana tenho que administrar as funções de esposa, dona de casa,  professora de escola pública em dois períodos,  estudante universitária e blogueira. Para dar conta de tudo, preciso planejar bem cada item, sem neuroses, mas com organização suficiente para não me perder no meio do caminho.

Como eu me organizo?

Para manter a minha semana organizada eu faço um planejamento. Esvazio a minha mente, tirando dela tudo aquilo que demanda ação e organizo num sistema confiável. Atualmente uso o calendário do Outlook  , o Todoist e o Google Keep.

Eu já  mostrei como aqui no blog como organizar as tarefas da semana com o Outlook:  COMO ORGANIZAR AS SUAS TAREFAS DA SEMANA; e também como usar o Google Keep.  Uso esses aplicativos para tomar notas (Google Keep), para agendar compromissos (Outlook) e para gerenciar projetos (Todoist).

Mente clara como a água

No livro  A arte de Fazer Acontecer , de David Allen, há um trecho  que ilustra bem esse estado de mente tranquila como água. É só imaginar uma pedra sendo jogada num lago tranquilo.

Como a água reage? podemos dizer que de acordo com a força do objeto. Depois,  rapidamente, volta para sua condição inicial de calmaria. Ela não comete excessos, não produz uma tempestade por conta de uma pedra, mas nós muitas vezes, a maioria penso eu, fazemos tempestades em copos de água.

Nós damos muita importância para coisas que não merecem a nossa atenção , ou atenção demasiada  àquilo que não precisaria ser levado tão a sério. Isso nos causa estresse.

Nos estressamos com os nosso chefes, com nossos familiares e com nossos amigos porque não aprendemos a manter a mente tranquila como água. Nos estressamos com “n” coisas que insistimos em deixar na nossa mente, quando deveríamos transferir para algum gerenciador, pois a nossa memória sempre nos prega peças, por melhor que ela seja.

Como manter a mente tranquila como água

Para que você possa manter a sua mente tranquila e experimentar menos estresse é necessário é saber reagir diante dessas adversidades, das tempestades e assim como a água voltar ao estado de calmaria.

Ter organização e controle e isso passa por um planejamento correto das coisas que você deve realizar, ajuda muito. Saber o que deve ser feito e como deve ser feito e também saber a hora de delegar a outros aquilo que você não pode fazer são coisas que ajudam a manter a mente tranquila, sem aquela sensação de que há inúmeras tarefas para cumprir e que você não pode dar conta.

Três coisas que estão me ajudando a manter a mente mais tranquila :

1. Tirar as coisas da minha mente;
2. Administrar os acordos internos;
3. Administrar os acordos externos

Tirar as coisas da sua mente significa esvaziar a caixa de entrada. A caixa de entrada é tudo aquilo que entra na sua mente e requer que você faça algo a respeito. Os acordos internos são aqueles compromissos que você faz consigo mesmo e os externos aqueles que você faz com outras pessoas. Vamos ver o que fazer com cada um?

1- Use um sistema confiável para tirar as coisas da sua mente

De nada adianta saber o que deve ser feito, o mais importante é fazer. Para isso é necessário tirar da mente a tarefa e esclarecê-la.  E o que é esclarecê-la? Bom, é determinar quais passos são necessários para a sua conclusão.  Um exemplo prático:

Essa semana eu tenho um trabalho da faculdade para entregar. Isso estava na minha mente e enquanto não  esclarecesse continuaria ali, incomodando-me , avisando-me de que tem de ser entregue.

Para tornar essa tarefa executável e passível de conclusão eu tive que transferi-la da minha mente para um lugar mais confiável. Escolhi o Todoist, aplicativo que uso há bastante tempo , mesmo antes de fazer o curso de GTD.

Para ajudar ainda mais na realização das tarefas, o Todoist, na versão premium, permite que lembretes sejam enviados para os eu celular, assim você não esquece  de nada.

2- Administre os acordo internos

Não se proponha a fazer algo se o tempo disponível for incoerente com a tarefa. Seja racional.  Por exemplo, esse semestre eu queria me matricular em mais disciplinas do que realmente o meu tempo me permitia, mas depois de um planejamento e muita oração vi que se fizesse isso eu iria me estressar, pois eu não teria tempo para estudar e me dedicar de fato a essas disciplinas.

Para administrar bem os seus acordos internos, tenha em mente o tempo disponível, recursos e os seus limites. Não adianta dar um passo maior que a perna. Conheça a si mesmo, se você acha que é possível , mergulhe fundo, mas se você tem consciência de que não há como encaixar tal atividade, não force, pois isso causará estresse.

3- Administre os acordos externos

Se você tem dificuldade em dizer não vai acabar se estressando algum dia. Quantas vezes alguém já pediu algo e você, mesmo estando com compromissos já preenchidos na sua agenda , você cedeu e acabou se estressando?

Tenha uma reserva estratégica de tempo, separe tempo para os imprevistos, para acordos externos repentinos, mas não exceda o que foi programado, do contrário você ficará maluco, não querendo desapontar quem está do outro lado, mas reclamando e ficando nervoso por conta  das consequências de uma decisão sua. Dizer não nem sempre é simples, mas é necessário para manter a sanidade.

Contudo, não seja tão rígido. Há coisas que não podemos dizer não mesmo, são imprevistos que envolvem nossa família e amigos mais queridos. Devemos ser produtivos, não robôs metódicos que não se importam com as pessoas.

Uma coisa de cada vez

Faça uma coisa de cada vez e concentre-se naquilo que está sendo feito, mantenha o foco e elimine as distrações. É melhor terminar uma tarefa e fazê-la bem feita , do que ter várias a caminho e aquela sensação de improdutividade. Não queira ser multitarefas, pois quem quer  fazer tudo ao mesmo tempo acaba não fazendo coisa alguma.

Lembre-se que organização é treino e não houver um esforço para manter um processo contínuo de organização, a bagunça volta em três tempos e junto com ela o estresse. É preciso mudar os seu hábitos, não importa se hoje você conseguiu apenas organizar a sua mesa de trabalho, se você se propuser a mantê-la em ordem e isso significa cada coisa no seu lugar, você já deu o primeiro passo.

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