Começando com o GTD : o que você precisa

Se você comprou o livro A arte de Fazer Acontecer do David Allen, sabe que não é tão simples colocar em ação o método GTD (Getting Things Done) e não desanimar logo nos primeiros dias, mas a tranquilidade que você recebe depois de ter seus afazeres organizados é algo bom demais para desistir logo de cara.

Muitos falam que o GTD é coisa de louco, que não dá para viver criando listas ou coisa assim, mas o GTD não é sistema de criar listas, é um método de organização que, como qualquer outro método requer um pouco de investimento de tempo e também persistência.

Hoje eu quero compartilhar com você a sequência lógica que David Allen propõem no seu livro a fim de facilitar a implementação do método. Para começar você precisará definir tempo, espaço e as ferramentas que irá utilizar para começar esse processo de organização que tornará você uma pessoa mais produtiva e realizadora.

1- Defina o tempo

Algumas pessoas são mais produtivas logo pela manhã e outras acreditam que funcionam melhor à noite. Eu acreditei nisso por muito tempo até passar dos trintas anos e ver o meu nível de energia cair para um estado crítico ao tentar manter o péssimo hábito de trabalhar até de madrugada.

Eu não quero discutir com você sobre o seu melhor horário, mas sugiro a leitura desses dois posts que escrevi aqui no Emprelas:

Sete hábitos para acordar mais cedo e ter mais energia

Sete dicas para dormir melhor e ter mais qualidade de vida

Voltando à definição do tempo, a sugestão do autor do livro é que você reserve um fim de semana para começar a capturar o que precisa ser feito. Eu recomendo que isso seja feito logo de manhã, mas você pode ficar á vontade para utilizar o horário que mais lhe convém.

Capturar as coisas que ficam rodeando a sua cabeça como se fossem meteoros voando e tirando o seu sossego é um passo simples.Entre os meus meteoros estão  escrever posts, beber água, caminhar, tomar vitaminas, fazer estudo bíblico, preparar aulas, ligar para minha mãe, ir ao cinema como meu esposo, fazer o almoço….

Resumindo o passo 01:

• Escolha um fim de semana ou um dia em que esteja realmente livre para começar;
• Evite as distrações, isso significa desligar o Wi-fi, do contrário você não fará nada;
• Comece cedo da manhã, pois no final do dia seus níveis de energia estarão reduzidos;
• Não desanime se não der para capturar tudo no primeiro dia ou primeiro fim de semana, continue no próximo tempo disponível (um feriado, por exemplo)

2 – Defina o seu espaço

O seu espaço, como diz David Allen, será a sua cabine de comando. O meu espaço é meu home office. Sento à mesa e começo a capturar as meteoros,  separá-los e ver o que demanda ação, o que posso fazer logo e o que posso deixar para depois e o que posso destruir hehe

Se você não dispuser de um espaço nem em casa nem no trabalho, recomendo ir até uma cafeteria. Aqui em Fortaleza alguns shoppings possuem espaços assim para trabalhar, com um máquina de café. O espaço é gratuito,  mas o café e outras guloseimas que lá ficam não são rsrs,

3 – As suas ferramentas (materiais)

Nesse processo de implementação do GTD, é interessante investir um pouco na aquisição de alguns itens que vão facilitar e muito o seu trabalho de organização. A sugestão do David Allen em seu livro “A Arte de Fazer Acontecer” é a seguinte:

• Bandejas para papéis ;
• Uma resma de papel;
• Lápis, caneta;
• Blocos adesivos;
• Clipes de papel;
• Fitas adesivas;
• Pastas para documentos;
• Lixeira;
• Ferramentas para coleta de dados, organização de listas de tarefas, dispositivos móveis, computadores, cadernos…

Eu não uso tudo isso, e embora ele diga que vamos precisar , talvez você não vá precisar de tudo.

Hora de começar!

Agora que você já definiu o tempo , o espaço e as ferramentas é hora de começar , certo?  Vamos ver os cinco passos do método rapidinho?

1. Inicie capturando tudo aquilo que fica voando pela sua cabeça e anote num mecanismo confiável, pode ser um app do seu celular ou uma folha de papel;
2. O segundo passo é esclarecer cada item e ver o que fazer com ele;
3. Já o terceiro passo é organizar e para isso você pode usar sua ferramenta preferida, um diário de organização, um app de celular, um calendário…
4. Depois é necessário refletir, ou seja revisar com frequência o seu sistema e mantê-lo atualizado e funcional.
5. Por último, é preciso engajar. 

Mas como assim engajar?

Bom, você  precisa colocar em prática o que foi planejado. Isso é engajar!

Etimologicamente, o termo engajar se originou a partir do francês engager, que significa “dar em garantia”, “empenhar” ou “dar como caução”.

O verbo engajar ainda pode ser utilizado no sentido de dedicação, ou seja, fazer algo com afinco e vontade.

Esse é o último passo do GTD. Sei que enumerei sem detalhar muito aqui nesse post, mas é porque esse post é uma preparação para você começar com o GTD. Você precisa definir um tempo, uma espaço e obter as ferramentas necessárias para iniciar esse processo.

Acompanhe nos próximos posts os cinco passos do método GTD, vistos de forma separada, para ajudar você a ser cada vez mais produtiva. Grande abraço e até lá se Deus quiser!