Como ser mais organizada e produtiva?
Na hora de organizar nossos compromissos, tarefas e informações, escolher boas ferramentas de produtividade é essencial.
Porém, acima disso, conhecer como você funciona é mais importante.
Não basta comprar os melhores livros, assinar os melhores aplicativos…
Para que essas ferramentas de produtividade sejam de verdade eficazes é preciso que você:
- Conheça como você funciona
- Tenha em mente quais são as suas necessidades;
- Dedique tempo para aprender sobre as ferramentas que escolheu.
1 – Conheça como você funciona
Não adianta ter a melhor ferramenta digital se o que você gosta mesmo é usar papel e caneta.
Por isso antes de investir numa assinatura premium de um gerenciador de tarefas achando que isso é motivação suficiente para usá-lo, procure conhecer o seu estilo.
Será que você é mais analógica ou mais digital?
Embora não tenhamos como fugir do digital, se você possui um estilo mais voltado para o analógico, vale a pena continuar a usar a velha agenda para os compromissos, por exemplo.
Aos poucos você pode ir se ambientando com aplicativos que gerenciam compromissos como o Google Agenda e o Outlook.
2 – Quais as suas necessidades?
Quais as suas necessidades? Você precisa organizar apenas tarefas? Precisa trabalhar em equipe?
Alguns gerenciadores de tarefas cumprem bem o seu papel para tarefas individuais, é o caso do Todoist. A versão gratuita é suficiente para isso.
Mas caso você precise dividir e compartilhar o andamento das suas tarefas com outras pessoas, sejam elas do trabalho ou da família, sugiro o Quire.
A versão gratuita de um organizador de informações como o Evernote pode ser suficiente se sua demanda de trabalho for pequena.
Mas , caso precise explorar todo o potencial da ferramenta, as suas necessidades exigiriam um investimento numa versão paga por exemplo.
É por isso que é preciso mapear as suas necessidades. Isso evita, além de gastos desnecessários, menos estresse com ferramentas que, se você tivesse definido antes o que procura nem teria começado a testar.
3 – Dedique tempo para aprender sobre as ferramentas que você escolheu
Escolheu suas ferramentas? Mas não podemos ficar apenas na escolha, não é mesmo?
É necessário dedicar um certo tempo e esforço para aprender bem como utilizá-las.
Vejo muita gente usando software A ou B e dizendo que não conseguiu sair do lugar ou até mesmo culpando o app, dizendo que o mesmo não funciona.
Se você não se dispuser a estudar mais sobre o modo de funcionamento das ferramentas que elegeu para incrementar sua produtividade, elas terão pouca ou nenhuma serventia.
Entraves quanto ao uso ferramentas de produtividade
Recapitulando….
O problema pode estar concentrado no seu modo de funcionamento (mais analógico ou mais digital…)
Outro entrave é que o aplicativo pode ter muito mais opções do que realmente e necessário para você deixando-o meio perdido ou confuso.
Há ainda a possibilidade de você ter dedicado tempo e esforço suficiente para saber como a ferramenta funciona.
Quando isso acontece, não importa quão boa ela seja , se você não souber usá-la não terá resultados positivos.
Portanto, conheça bem como você funciona, saiba quais as suas reais necessidades, escolhas as ferramentas que atendam a elas e estude mais sobre cada uma a fim de tirar o melhor proveito!
Há outros aspectos relativos à personalidade, por exemplo, a serem considerados e que interferem na forma como você produz e se organiza, mas não é caso abordar aqui nesse post.
Esse será assunto para um outro artigo.
Até lá, que tal começar a mapear as suas necessidades no que diz respeito à organização e produtividade? O que você precisa organizar?
Quais os seus objetivos? Você funciona melhor com mais tecnologia, com menos, ou é uma mistura de analógica e digital?
Saber mais sobre você mesma vai ajudá-la a não seguir à risca o modelo de outra pessoa, mas adaptar os modelos que a inspiram a fim de criar um que faça sentido para você e atenda às sua necessidades.
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