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Criando um plano de trabalho com o método GTD

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Criando um plano de trabalho com o método GTD

A maioria  das pessoas nos dias atuais se encontra  num nível alto  de sobrecarga de atividades e essa sobrecarga não se limita a profissionais que exercem alguma atividade laborativa remunerada.

Essa dose extra  de tarefas atinge adolescentes que se preparam para o Enem ou vestibulares tradicionais e têm que dar conta de inúmeras disciplinas, ou ainda o estudante de curso universitário que se dedica a mais de um estágio enquanto tenta ir bem nas cadeiras da faculdade.

Mas com lidar com todas essas atividades rotineiras tão necessárias para garantir a sobrevivência, o lazer, a satisfação sem que com isso venham também sentimentos como frustração, cansaço mental, sensação de falta de tempo e descontrole? É o que vamos ver ao longo dessa postagem

Os dias cheios e improdutivos

Você já teve um dia no qual estava totalmente atarefado do instante que acordou até o momento de ir dormir?  No final desse dia cheio você pôs a cabeça no travesseiro e não conseguia identificar o que tinha feito , embora soubesse que foi um dia pleno de atividades?

Sabe aqueles dias em que você trabalhou intensamente , que se sente cansado, mas não tem ideia  para aonde exatamente foi o seu tempo?

Bom, se você respondeu sim a todas essas perguntas que fiz posso te dizer que você teve um dia improdutivo.

Diferença entre estar ocupado e ser produtivo

Há uma diferença muito grande entre estar ocupado e ser um pessoa produtiva.  Produzir é fazer o mínimo de esforço possível para fazer aquilo que deve ser feito, e o que não se enquadra nisso é apenas ocupação.

Um exemplo: Você tem que fazer um relatório para o seu chefe, mas no meio do caminho encontra uma rede social, o pedido de um colega de trabalho para tirar uma dúvida, ou uma solicitação do chefe de outro departamento que sabe do seu conhecimento em determinado assunto e pede auxílio.  E então, você se ocupa com todos esses assuntos e esquece de fazer o que deve ser feito naquele momento.

Muitas vezes nos distraímos com algo que possui relação com o nosso trabalho, mas que nos afasta da atividade que deve ser feita com mais urgência ou que é  mais prioritária, como o relatório que mencionei no exemplo anterior.

Como vencer essa ocupação desnecessária

Para evitar que você se distraia com aquilo que pode ser feito depois ou que nem precisa ser feito, é necessário que você tenha um plano.

Cada dia, cada semana, tenha um plano de trabalho.  Saiba o que você quer alcançar naquele dia, o que deve ser feito naquela semana e estabeleça o que você precisa para chegar lá. Não permita que os outros ditem ou destruam o seu planejamento.

No treinamento GTD que fiz qui na minha cidade, a orientadora, Thais Godinho nos deu uma dica muito interessante para aqueles que gostam de sabotar as nossas atividades. Ela nos deu  resposta que deve ser dita a quem quer nos coupar com tarefas que não são nossas.

Sabe aquele funcionário que não é exatamente o seu chefe, mas vive lhe pedindo coisas que ele deve fazer e não você? Ou pode ser até o seu chefe mesmo hehe.

Bom quando ele vier com aquela proposta injusta do tipo: – Será que você poderia corrigir esse trabalho para mim, é que estou sem tempo… Você como pessoa organizada e que tem um plano de trabalho responderá: – qual dessas tarefas que eu tenho para realizar hoje você que eu elimine para encaixar a sua?

Bom, acho que isso desarma qualquer pessoa desorganizada que não sabe fazer o próprio trabalho e acha que você deve sacrificar o seu para cobrir a irresponsabilidade dele.  A questão aqui não é deixar de ser colaborativo, mas saber que o não cumprimento das suas tarefas terá consequências e talvez o seu chefe não aceite a desculpa que faltou tempo.

Criando um plano de trabalho

Vamos agora aprender como criar um plano de trabalho. Lembrando que esse plano é altamente adaptável à via pessoal também.  Vamos fazer isso para uma semana. Vamos ver os passos?

  1. 1.Certifique-se do que deve ser feito

  2. Certifique-se do que tem que ser feito e por mais que pareça óbvio,  não é? Veja o que deve ser feito e anote em algum lugar confiável, não confie na memória.
  3. A metodologia GTD nos diz que uma boa anotação deve ser feita na hora que vem à nossa mente, em um lugar confiável e de forma completa.  Não adianta apenas anotar salão quinta. Especifique a tarefa, ficará muito fácil se organizar dessa maneira.
  4. 2. Esclareça os itens coletados

  5. Esclareça os itens coletados na sua fonte (agenda, evernote…;) Os itens coletados ou capturados podem ainda gerar uma próxima ação.
  6. Exemplo:
    Coisas que tenha que fazerPróximas ações
    Relatório da turma XColetar informações necessárias para o relatório( número de faltas, notas, desempenho acadêmico …;)
  7. O simples fato de eu colocar no papel que tenho a anotação ‘ escrever o relatório’ não concluiu minha ação. Eu preciso dos dados para colocar no relatório, sem eles não há relatório.

3.  Organize os itens coletados

Depois disso organize as anotações. Para isso divida o seu estoque de anotações em quatro categorias:

-projetos (coisas que demandam mais de uma ação)

-tarefas (ações pontuais do seu trabalho, que podem ser executadas com uma ação)

  • -assuntos a tratar (coisas que envolve gerenciamento de pessoas, reuniões etc)
  • -coisas pessoais (projetos e tarefas pessoais)

Por exemplo: Escrever um e-book sobre produtividade é um projeto, pois leva mais de uma ação, como ler livro X, pesquisar site de referência, etc.

Recapitulando

Bom, hoje você aprendeu a diferença entre ser ocupado e ser produtivo e também com criar o seu primeiro plano de trabalho. Vamos recapitular?

Ser produtivo é quando você faz o que deve ser feito com o mínimo de esforço e distração. Ser ocupado é ter várias tarefas sendo realizadas sem organização, sem ordem de prioridade, sem planejamento.

Para realizar seu primeiro pleno de trabalho é necessário saber o que deve ser feito, anotar, esclarecer e organizar. Pronto! Agora que tal começar planejamento a sua semana?

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