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Como organizar suas tarefas da semana: algumas dicas

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Como organizar suas tarefas da semana: : algumas dicas

As pessoas me acham super organizada, mas sempre digo-lhes que tenho muito o que melhorar e para isso tenho investido em bons livros que têm me ajudado e pedido bastante a Deus que me ajude a por em prática todas as coisas que estudo. Hoje quero falar para você como organizar suas tarefas da semana. São dicas simples, mas que fazem toda a diferença.

O segredo

 O segredo para ser uma pessoa organizada é bem simples: planejamento. O planejamento é a chave para uma semana produtiva e feliz quando o assunto são as suas tarefas. Quando planejamos as atividade da semana, evitamos muito aborrecimentos e estresse, pois se sabemos o que deve ser feito, como deve ser feito e quando deve ser feito, raramente vamos ficar ansiosas ou nervosas com o cumprimento de nossas atividades.

Eu  faço outra coisa que julgo ainda mais importante: entrego minha semana nas mãos de Deus. Planejo direitinho , mas peço que Deus abençoe cada detalhe a fim de que eu venha conseguir cumprir minhas tarefas e ter uma semana abençoada.

Quando o que será feito já está decido, a execução é muito mais simples, porém se não sabemos o que fazer quando o dia começa, já começamos aborrecidos, com raiva da segunda-feira, por exemplo. Quero passar para você, ALGUNS PASSOS que vão te ajudar a organizar a sua semana e ter menos estresse.

Tenha um calendário e use-o ao seu favor

computador com calendário

Se você é como a maioria das pessoas que usa um calendário ou agenda apenas para registrar datas importantes, como aniversários de amigos, reuniões de trabalho ou afins, está na hora de mudar.  Decida que o calendário será o seu guia da semana, no qual você colocará as suas atividades diárias, tudo o que precisa ser feito.

Quando você tiver inserido no calendário tudo aquilo que deve ser feito na semana, você terá uma visão geral do seu dia e saberá exatamente o que deve ser feito.

Exemplo de um compromisso que pode ser adicionado ao seu calendário: Fazer pagamento do cartão de crédito na segunda-feira pela manhã às 09:00.

Vou te dar duas opções para construir o seu calendário: Google Agenda e Outlook, mas vou usar no exemplo, o Outlook.

Coloque seus compromissos no calendário

anotando na agenda

Tudo que vamos colocar no calendário são compromissos. Reuniões de trabalho, agendamento de posts do blog nas redes sociais, planejamento de aulas (no meu caso),  pagamentos de contas, telefonemas para marcar consultas etc. Esses compromissos não são apenas escrever na agenda de qualquer jeito e pronto, eles obedecem uma estrutura que vamos ver agora:

A estrutura de um compromisso

Quando fiz o curso Alta Produtividade com o método GTD, aprendi que um compromisso é muito mais que simplesmente uma anotação, ele possui uma estrutura.  Os compromisso que registraremos na nossa agenda , nos nosso calendário , devem ter:

Assunto: coloque aqui o nome da tarefa a ser realizada

Hora de início: uma data obrigatória e um horário que pode ou não ser opcional, dependendo da natureza do compromisso.

Hora de término: composto por data e horário. O horário de término é por padrão 30 minutos maior que o horário de início, no aplicativos com Google agenda ou Outlook, mas você pode ajustar, escolhendo um valor pré-definido.

Local: coloque o local do compromisso, de acordo com o que você precisa saber. Por exemplo, se você vai a uma consulta pela primeira vez e não sabe o endereço, ou são muitas as coisas a lembrar como número de sala, andar… anote tudo isso.

Anotação: qualquer coisa a mais que você precise guardar sobre esse compromisso.

Agora que você já sabe a estrutura básica de um compromisso, está na hora de colocá-lo no seu calendário.Eu sei que pode parecer trabalhoso, mas vai por mim dá muito mais trabalho ficar perdida que nem uma barata tonta sem saber o que fazer primeiro.

Criando um compromisso no Outlook

Para criar o seu primeiro compromisso você pode tanto usar o Outlook do Office , o meu é o Windows 10, quanto do Outlook on-line. Para isso basta clicar no ícone calendário, esse que eu circulei de preto na figura abaixo:

ícone calendário

Para criar um compromisso, basta clicar com o botão direito do mouse em uma data específica:

compromisso no Outlook

Depois de clicar em novo compromisso, uma janela se abrirá para que você preencha os dados necessários:

criar compromisso

Depois de preenchidos os dados , você pode categorizar os seus compromissos. Eu escolhi a cor amarela para a categoria trabalho.

compromisso no outlook

Organização requer um pouquinho de esforço e como temos alguns compromissos  na semana que se repetem não precisaremos colocá-los no calendário sempre, basta configurar.

Separe tempo para imprevistos

 

Por mais que por mais organizados que sejamos, não podemos antecipar os imprevistos, por isso recomendo que você separe pelo menos duas horas do dia para lidar com eles e como fazer isso?

Procure concentrar suas atividades em menos horas do que você realmente tem, se não acontecer nenhum imprevisto você terá um tempo livre para um vídeo, ou ainda para adiantar outras coisas.

Organize o seu e-mail

bebê com computador

é impressionante como o e-mail é um roubador nato de tempo. Para deixá-lo mais organizado sugiro que você faça uma coisinha que aprendi com a metodologia GTD : Crie pastas. Mas Não é criar de qualquer jeito e criar pasta para tudo, é criar com propósito: processar os e-mails que chegam à sua caixa de entrada. Os que não exigem nenhuma ação você pode simplesmente excluir e aqueles que dá para resolver logo, você lê, exclui em seguida ou arquiva se achar que precisará da informação no futuro.

Eu criei quatro pastas que estão me ajudando muito e para que elas fiquem bem no topo da lista de pastas eu coloquei uma @ antes do nome, dessa forma o Outlook puxa-as todas para o topo.

@açõesdasemana – e-mails que exigirão de mim uma ação durante a semana

@açõesfuturas – e-mails que exigirão de mim ação que não se encaixe na semana atual

@aguardandoresposta – e-mails que exigem ação de teceiros

@arquivos – e-mails que já foram processados , mas que podem ser úteis.

Outra coisa importante é criar regras para os e-mails. Se você quiser que um determinado e-mail vá direto para uma pasta, clique com o botão direito sobre ele e escolha a opção criar regra. Depois é só escolher a pasta de destino.

O que achei impressionante é que depois disso nunca mais fiquei tentada a checar os meu e-mail de hora em hora, checo duas vezes ao dia, porque o que é importante está na caixa de entrada.

 Recapitulando

Vamos recapitular a lista de coisas que você deve fazer para ajudá-lo a ter uma semana mais produtiva , organizando as suas tarefas?

  • Tenha um calendário;
  • Crie o hábito de colocar seus compromisso no calendário;
  • Separe um tempo para os imprevistos;
  • Organize o seu e-mail

É claro que ha muito mais coisa que pode ser feita, mas acredito que devemos começar aos pouquinhos, concorda? Por isso coloquei esses tópicos, pois creio que podem te verdade ajudar você a se organizar melhor, como têm ajudado a mim.

Para refletir:  Confia ao Senhor as tuas obras, e teus pensamentos serão estabelecidos.
Provérbios 16:3

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